هل لديك مشكلة في إدارة جدول أعمالك اليومي؟اغلب الناس مثلك تشتكي من ضيق الوقت وأن يومهم لا يكفي لإنجاز اعمالهم. يقول جان دو لابرويار:”أولئك الذين يسيئون استخدام وقتهم هم أول من يشكون من ضيق الوقت”، المشكلة يا سادة ليست فى الوقت نفسه بل فى طريقة استغلاله.إذن هل هناك طرق مثلى لإدارة الوقت بشكل جيد، وهل هناك مهارات يُمكن إتقانها للتغلب على سوء استغلال الوقت. فى هذا المقال سنتطرق الى اهم النظريات التى تناولت طرق تنظيم الوقت واستغلاله بشكل أمثل.
قانون باركنسون: تحديد المواعيد النهائية
مبدأ هذا القانون هو إن العمل يتمدد لكي يملأ الوقت المتاح لإنجازه تعني انه كلما كان لدينا المزيد من الوقت كلما استغللناه. بمعنى آخر ما يمكن انجازه في 6 ساعات يمكن انجازه في أقل من ذلك . لذلك من الضروري التفكير وفقًا للوقت اللازم لإكمال المهمة وليس وفقًا للوقت المتاح .من اجل الخروج من هذه الدوامة اجبر نفسك على توزيع دقيق لوقتك ، حتى لو كان ذلك يعني تدوينها في التقويم الخاص بك أو على لوحة القيادة أو ، تقسيم المهمة التي يتعين عليك القيام بها الى مهام صغيرة وتحديد المواعيد النهائية لكل مهمة فرعية.
قانون كارلسون: الحد من الانقطاعات
مكالمة هاتفية ، عين على Facebook ، والأخرى علىInstagram ،ليس من السهل عدم الوقوع في شرك شبكات التواصل الاجتماعي عندما تكون محصورًا بين أربعة جدران.من خلال اعتماد ما يسمى بقانون “التسلسل المتجانس” لكارلسون ، سترى بنفسك أن العمل المتقطع أقل كفاءة وسيستغرق وقتًا أطول مما لو تم تنفيذه باستمرارو دون تقطع. ظهرهذا القانون في 1950s في السويد حيث قام كارلسون بتتبع و مراقبة توقيت نشاط المديرين فلاحظ أنهم لا يستطيعون العمل لأكثر من 20 دقيقة دون مقاطعة مما يشكل هدرا للتركيز والكفاءة. القاعدة الذهبية هي عزل نفسك في الوقت المحدد عن طريق إغلاق هاتفك المحمول ورسائل البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية بالإضافة إلى باب غرفة نومك أو مكتبك حتى تنهي العمل الذي انت بصدده
قانون باريتو: التركيز على الأساسيات
وفقًا لقانون الوقت الشهير هذا ، فإن 20٪ من الإجراءات أو العمل تنتج 80٪ من النتائج. لذا خصص الوقت للامور الثانوية وخصص الوقت للأساسيات. لمساعدتك ، ارسم مصفوفة أيزنهاور بـ 4 خانات: مهمة عاجلة ، عاجلة غير مهمة ، مهمة ليست عاجلة وليست مهمة ليست عاجلة. سيؤدي ذلك إلى تحديد مصلحة كل من أنشطتك بشكل أفضل.
نظرية The Pickle Jar :
هي شبيهة بقانون باريتو الى حد ما.تقول هذه النظرية انه يجب تنفيذ المهام الكبرى والمعقدة أولاً، قبل المهام الثانوية او السهلة و التي لا تتطلب جهدا او تركيزا. تعتمد هذه النظرية على فكرة أن الوقت ، مثل الوعاء و المهام عبارة عن صخور كبيرة وحصى ورمل، ودورك أن تملأ الوعاء بهذه الأشياء الثلاثة، بماذا ستبدأ؟طبعا الصخور هي الأهم فيجب أن نبدأ بها لأن الحصى والرمل سيجدون مكانًا بين الفراغات التي ستتركها الصخور ، كذلك الحال فى إدارة الوقت، حيث تساعدنا النظرية على تحديد أولوياتنا للحياة اليومية وتخطيط المهام بطريقة توفر لنا المزيد من الوقت والجهد.
قانون لابوري: تخلص من المهام الشاقة
نميل جميعًا إلى القيام بأكثر الأشياء متعة أولاً وهذا خطأ .جاهد لتحرير عقلك من خلال معالجة الأنشطة أو الاعمال المعقدة في الصباح. حل آخر: قم بمناوبة الأنشطة المعقدة مع الأنشطة الأقل تعقيدا من أجل كسر الرتابة.
قانون تايلور: افعلها بشكل صحيح
لقد تم إثبات أن الترتيب الذي يتم فيه تنفيذ المهام له تأثير على الوقت الذي تستغرقه. إذا كنت تستهين بالوقت الذي تستغرقه إحدى الأنشطة ، فقد يكون ذلك لأنك لم تفعل ذلك في الوقت المناسب. في الصباح ، لا تهدر طاقتك في المهام التافهة التي تتطلب القليل من الاهتمام. وبالمثل ، تجنب مناولة الامور الرئيسية في نهاية اليوم ، ربما لن يكون تركيزك في وضعه الأمثل. ولا بين الساعة 1 و 3 مساءً الذي هو وقت الذروة الطبيعية لنقص اليقظة .
قانون مورفي: تقييم مدة النشاط
تستغرق أي مهمة وقتًا أطول مما تعتقد. وفقًا لهذا القانون الذي صاغه إدوارد مورفي ، مهندس في وكالة ناسا ، فإن كل نشاط له نصيبه من المخاطر وغالبًا ما يتبين أنه أكثر تعقيدًا مما كان متوقعًا. لذا يُنصح بحساب وقت إضافي بنسبة 5٪ على الأقل لكل نشاط لان هناك دائما طوارئ تحدث
قانون الكنيسة: تبديل أنشطتك
هناك وقت لكل شيء: وقت للعمل ، ووقت للتفكير ، ووقت للنشاط ، ووقت للجلوس والاستمتاع يعلمنا L’Ecclésiale ، وهو نص كتابي مستوحى من الفلسفة اليونانية. اقبل على سبيل المثال إضاعة الوقت لكسبها: ترتيب مكتبك يسمح بمرور الطاقة.
قانون Illich: قبول حدودك
لا حاجة للقوة أو الشعور بالذنب: بعد عتبة معينة ، تصبح أقل إنتاجية ، بل وتؤدي إلى نتائج عكسية. لاحظ الباحثونSwobodaو Fliess وTeltsherأن كل إنسان لديه إيقاعات عاطفية وجسدية وفكرية. لذلك من الضروري أخذ ذلك في الاعتبار. لا تتردد في تغيير النشاط بمجرد احساسك ان نشاطك بدأ يفتر. كل واحد منا يعرف الفترات التي يكون فيها نشاطه جيدا و الفترات التي يقل فيها هذا النشاط و هذا يجب استحضاره عند القدوم على عمل ما.
