لقد علمتني تجربتي في العمل شيئًا واحدًا حقيقيًا: يمكن تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية أو السعادة أو السلام أو التأثير إذا فهمت بوضوح قواعد الوقت الاثني عشر.
تحديد الاهداف
أن تكون أكثر فاعلية في وقتك لا يهم إذا كنت لا تعرف كيف تريد أن تقضيه. البوصلة أهم من الساعة في إدارة الوقت. اعرف إلى أين تريد أن تذهب واقض وقتك في الأشياء التي تصل بك إلى هناك.
ينفق الكثير من الناس طاقتهم في محاولة أن يكونوا أكثر كفاءة دون القيام أولاً بما هو مهم: تحديد الأهداف. إنه مثل الضياع في طريقك إلى مدينة جديدة. القيادة بشكل أسرع لا تساعد إذا كنت تسير في الاتجاه الخاطئ. اكتشف الاتجاه الذي يجب أن تسلكه وتوجه بهذه الطريقة.
تحليل كيف تقضي وقتك
من الجيد دائمًا معرفة كيف تقضي وقتك الآن. يمكنك تتبع ذلك عن طريق ضبط مؤقت على الانطلاق كل 15 دقيقة ؛ كلما بدا ذلك ، اكتب بالضبط ما تفعله. بدلاً من ذلك ، قسّم يومك إلى مجموعات مدتها 15 دقيقة وسجل كل نشاط تقوم به.
بمجرد الحصول على سجلات الوقت الخاصة بك ، قم بفحصها ؟ هل تقضي الوقت حيث تكون أولوياتك؟
احتفظ بقائمة المهام
هذا يبدو بسيطًا للغاية ، لكنه حقًا أساس جميع أنظمة إدارة الوقت. يمكن أن تكون قائمة المهام الخاصة بك إلكترونية ، على ورق فاخر ، أو مُجلدة في دفتر ملاحظات أو ورقة منفصلة. المفتاح هو أن يكون لديك كل ما تريد إنجازه في قائمة واحدة. قد تحتوي قائمة المهام الخاصة بي على عنصر من سطر واحد ، مثل “كتابة تقرير سنوي” ، والذي يحيلني إلى ملف أكبر .
إعطاء الأولوية لقائمتك
بمجرد الحصول على القائمة ، حدد العناصر المهمة. ضع علامة عليها باستخدام قلم تمييز أو قلم أحمر أو بأي طريقة أخرى تجعلها تبرز.
أجد أحيانًا أن قائمة المهام الخاصة بي كبيرة جدًا. كل عنصر في القائمة ينادي بعبارة “انتبه لي!” ، على الرغم من أن معظمها لم يتم إبرازها على أنها مهمة. في هذه الحالات ، آخذ ورقة فارغة وأغطي قائمة المهام الخاصة بي وأكتب فقط العناصر الثلاثة أو الأربعة الأكثر أهمية. هؤلاء هم الذين يجب التركيز عليهم.
مراقبة التسويف
أستخدم عددًا من الحيل لكسر أي ميول طويلة الأمد للمماطلة. على سبيل المثال ، أحب الحصول على نسخة ورقية من قائمة المهام الرقمية الخاصة بي. أعيد طبعه كل بضعة أيام عند إضافة عناصر جديدة وإسقاط العناصر المكتملة. في هذه الأوقات ، أبحث عن العناصر التي حددتها كأولوية عالية ، ولكنها لم يتم إنجازها.
تحكم في بيئتك لإزالة الأشياء التي قد تستخدمها للتسويف. قم بإزالة الألعاب من جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، على سبيل المثال ، قم ببيع جهاز التلفزيون الخاص بك ، وتخلص من الوظائف المشغولة التي تستخدمها لتجنب المهام المهمة.
لقد طورت عادة واحدة فعالة ساعدتني على كسر المماطلة: “افعل أسوأ شيء أولاً”. في بداية كل يوم ، أقوم بالمهمة الوحيدة التي تسبب لي أكبر قدر من التوتر ، والتي لم أنجزها بعد. أحيانًا أعطيها ربع ساعة فقط – بناءً على النظرية القائلة بأنني أستطيع الوقوف في أي شيء لمدة 15 دقيقة. كثيرًا ما يكسرني هذا التوجه القصير.
إذا كنت لا أزال أجد نفسي أسوف ، أراجع أسبابي لتحديد الهدف. لخلق حافز إضافي لإكمال مهمة ما ، أقوم بتقوية أسباب القيام بها. وبالمثل ، يكافئ الكثير من الناس أنفسهم على إكمال الوظيفة.
التنظيم
التنظيم وإدارة الوقت مرتبطان. أجد أنني أنجز أشياء مهمة عندما تكون لدي جميع الأدوات التي أحتاجها لأداء المهمة.
إن نقيض التنظيم هوالفوضى والفوضى وعدم التنظيم يؤديان عمومًا إلى العمل المزدحم. إذا كان مكتبك مكدسًا عالياً ، فكل قطعة من الورق تقول “انظر إلي”. يمكنك في النهاية القيام بالكثير من العمل دون الوصول إلى الأشياء المهمة.
التفويض
مفتاح التفويض هو تسليم أي مهام يمكن لشخص آخر القيام بها بشكل أسرع أو أسهل مما تستطيع.إذا كنت تحتج على عدم وجود أي شخص يعمل لصالحك بشكل مباشر يمكنك تفويض المهام إليه ، فلا مشكلة. ضع في اعتبارك التفويض إلى نظير أو رئيس أو مورد أو حتى عميل.
في بعض الحالات ، ستحتاج إلى الاستثمار مقدمًا لتدريب شخص ما حتى يتمكن من تولي مهمة منك. بعد التفويض ، تذكر أن تشكر بشكل مناسب. قد تعتقد أن الناس قد يستاءون من تفويضهم ، لكن العكس تمامًا هو الصحيح. يحب الناس أن يُسألوا ، خاصةً إذا كان عليهم القيام بشيء يجيدونه.
إتقان حيل الكفاءة
أفضل خدعة وجدتها هي “قوة الوقت”. ماذا يمكنك أن تفعل أثناء القيادة؟ بينما تمشي؟ أثناء التنظيف؟ بينما تشاهد التلفاز؟ أنا من أشد المدافعين عن الشريط الصوتي وأستمع كثيرًا إلى الأشرطة بينما أفعل شيئًا آخر.
أستخدم أيضًا أدوات مثل الهواتف المحمولة والبريد الإلكتروني اللاسلكي والمساعدات الرقمية الشخصية. يمكن أن يوفر لك الاستخدام الجيد للتكنولوجيا وقتًا ثمينًا.
لا بأس من قول لا
يمكن أن يكون قول “لا” أقوى أداة زمنية يمكنك إتقانها. عندما يطلب منك شخص ما القيام بشيء ما ، اسأل نفسك عن مدى أهمية ذلك. هل يساعدك في تحقيق أهدافك؟ هل هذه مهمة تكون أفضل من معظم الناس فيها؟ لا تبحث دائمًا عن أسباب للخروج من الأشياء ، ولكن كن استراتيجيًا بشأن ما تقوم به.
هذا لا يعني أنني أقول لا دائمًا عندما يُطلب مني المساعدة. ولكن إذا قلت لا ، فأنا دائمًا مؤدب ولباقًا ، وأحاول اقتراح شخص آخر يقوم بالمهمة بشكل جيد.
التركيز
يمكن أن يكون التركيز بنسبة 100٪ والتركيز على مهمة واحدة في كل مرة أمرًا قويًا للغاية. تخلص من المشتتات. ركز على المهمة. عندما تكون منظمًا ومستعدًا بشكل صحيح ، عندما تكون طاقتك وقوتك عالية ، يمكنك غالبًا إكمال مهمة في 20٪ من الوقت الذي تستغرقه عندما تكون مشتتًا أو معرضًا للانقطاع.
بناء بنك الكفاءة الخاص بك
الكفاءة العالية غير ممكنة إذا لم تعتني بنفسك. تناول طعامًا صحيًا ومارس الرياضة ونم جيدًا واشرب باعتدال. أعتقد أيضًا أن التأمل يمكن أن يكون طريقة رائعة لبناء كفاءتك. يمكن أن يكون التأمل التجاوزي ، أو Zen ، أو مجرد إيجاد طريقة للدخول في حالة استرخاء تتيح لك التركيز على المهمة التي عليك القيام بها. بغض النظر عن كيفية قيامك بذلك ، يمنحك إعادة شحن البطاريات القدرة على القيام بالمزيد خلال الأوقات التي تريد أن تكون فيها في أفضل حالاتك.
اعتني بنفسك
ليس من الممكن أن تكون “قيد التشغيل” طوال الوقت. خذ الوقت الذي تحتاجه للاعتناء بنفسك – الجسد والروح – حتى تتمكن من الوصول إلى أعلى مستوى من الكفاءة عندما تحتاج إلى ذلك. لديك قائمة بالأشياء التي تحب القيام بها. اكتشف الأنشطة التي تمنحك الطاقة ، واقضِ المزيد من الوقت في ممارستها. سيمنحك هذا القوة والطاقة لتكون أكثر إنتاجية عند العودة إلى العمل.
أخيرا ،هذه نصيحة. إذا شعرت بعد قراءة هذا المقال بقليل من الإرهاق ، أقترح عليك العودة إلى القاعدة 1 وإضافة السلام (الرضا) إلى قائمة أهدافك. إدارة الوقت لا تعني إضافة التوتر ؛ يتعلق الأمر بإعطائك الوقت لتكون الشخص الذي تريده حقًا.
