أن تكون منتجًا في العمل يمثل تحديًا لكثير من الناس.في الواقع ، بين لحظات الإلهاء ونوبات الإرهاق والتسويف ، من السهل أن تتخلف في العمل.لكي تكون منتجًا ، عليك أن تعرف كيف تجمع بين الشغف والإيقاع الجيد واحترام المواعيد النهائية. لتحقيق ذلك ، هناك طرق وحيل بسيطة يمكنك اعتمادها.
في هذا المقال ، اقدم لك احدى عشر تقنية ستسمح لك بزيادة مردوديتك ولبدء الأسابيع وإنهائها بشكل مثمر. هذه التقنيات ، جمعتها من مصادر مختلفة (مؤتمرات ، قراءات ، مقالات متخصصة). أدعوك إلى دمجها في أنشطتك اليومية وتكييفها مع واقعك. تكون التقنية مفيدة فقط إذا تم تطبيقها! ولا تثبط عزيمتك إذا لم تكن النتائج فورية: يستغرق الأمر 21 يومًا في المتوسط لتكوين عادة جديدة
مراجعة (أو تحديد) مهمتك وأهدافك
الإنتاجية ليست بالضرورة “فعل المزيد” ، ولكن هي “القيام بعمل أفضل”. ما هي أهدافك على الصعيدين المهني والشخصي؟ ما هي مشاريعك الحالية والمستقبلية؟ ما الأسباب التي تجعلك تذهب إلى العمل كل يوم؟ في حالة عدم وجود مهمة وأهداف واضحة ، فمن المحتمل جدًا أن هذه الأسئلة سيكون من الصعب الإجابة عليها. بالإضافة إلى ذلك ، هناك فرصة جيدة ألا يتطابق وصف وظيفتك تمامًا مع واقعك اليومي. هذا هو السبب في أنه من الضروري أن تحدد مهمتك وأهدافك. يجب أن تكون هذه واضحة وقصيرة وملموسة. يجب أن تكون جريئة وتوجهك نحو مستقبل أفضل. سوف تكسب في الإنتاجية من خلال تحديد ومراجعة مهمتك وأهدافك كل أسبوع.
2. خطط لأسبوعك قبل أن يبدأ!
بمجرد أن يبدأ الأسبوع ، من الصعب للغاية تعديل اتجاهه. المهام جارية ، و تحدث أحداث غير متوقعة وكل يوم يمر يترك وقتًا أقل وأقل. هذا هو السبب في أن التخطيط الجيد سيزيد بشكل كبير من إنتاجيتك للأيام القادمة.اختر الوقت الذي يناسبك للقيام بذلك ، ولكن يفضل أن يتم ذلك في بيئة هادئة وقبل بدء الأسبوع ، حتى تتمكن من الحصول على رؤية واضحة للأيام القادمة. استفد من هذه الفترة لمراجعة أهدافك ، وتحديد أولويات مهامك (انظر النقطة رقم 5) ، وإذا لزم الأمر ، قم بحظر الخانات الزمنية في التقويم الخاص بك للمهام ذات الأولوية. عندما يطلب جميع زملائك ورؤسائك وقتك المتاح ، سيكون الوقت قد فات لاستعادة السيطرة على جدولك الزمني! هناك مثلا من يخطط لأسبوعه مساء الأحد. هذا يقلل بشكل كبير من توتره حول بدء الأسبوع الجديد.
3. حدد كل يوم أهم المهام
من المحتمل أنك تستخدم بالفعل قائمة (قوائم) مهام( واحدة أو أكثر) لإدارة أنشطتك. من المحتمل جدًا أيضًا أن تحتوي قائمتك على عشرات المهام لإكمالها . لذلك من الضروري أن تكون قادرًا على تحديد أهم المهام التي يجب القيام بها كل يوم . الأمر متروك لك لاختيار العدد المناسب من المهام ، لكن القاعدة 1-2-3 سهلة التطبيق. هذا يعني أنك ستحدد ، كل يوم ، مهمة واحدة ذات أهمية قصوى ، مهمتين تستدعيان مجهود متوسط ، وثلاث مهام يسهل إكمالها. ضع في اعتبارك قدرتك والقيود الخاصة بك. من غير المجدي تحديد عدد كبير من المهام التي يجب القيام بها كل يوم. سيكون لهذا تأثيرسلبي عليك وقد يزيد من توترك.
4. تطبيق قانون باريتو (على وقتك وجهدك)
إذا كنت لا تعرف باريتو ، فأنت بالتأكيد تعرف قانون 80-20 ، أي أن 80٪ من النتيجة المتوقعة هي بشكل عام ثمرة 20٪ من السبب (أو الجهد). هذا المبدأ ، المنسوب إلى الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو ، له فائدة كبيرة في إدارة وقتك وجهودك. قم بتطبيقه على جدول أعمالك بحيث تستخدم 80٪ من وقتك (ما يعادل 4 من 5 أيام عمل) للمهام المنتجة ، مع ترك الوقت الكافي لإدارة الأمور غير المتوقعة (لا يمكن السيطرة عليها ولا يمكن تجنبها). على العكس من ذلك ، فإن إتاحة الكثير من الوقت للطوارئ سيمنحهم أهمية لاتتمتع بها عادةً
5. تحديد الأولويات (هل هي مهمة أم عاجلة؟)
قال الرئيس الأمريكي ديفيد أيزنهاور (1890-1969) ، الذي ندين له بمصفوفة إدارة الأولوية التي تحمل الاسم نفسه ، “ما هو مهم نادرًا ما يكون عاجلاً وما هو عاجل نادرًا ما يكون مهمًا” . لذلك من الضروري تحديد أولوياتك والتحكم فيها لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. غالبًا ما يكون الأشخاص الذين يجدون صعوبة في إدارة أولوياتهم مشغولين جدًا ، لكنهم يشعرون أنهم لم ينجزوا سوى القليل في نهاية الأسبوع. على العكس من ذلك ، إذا تم ترتيب أولويات مهامك جيدًا (حسب الأهمية ، ثم بشكل عاجل) ، يمكنك بسهولة تحديد المهام ذات الأولوية الخاصة بك وتوجيه طاقتك بشكل فعال. من الواضح أنه يجب إعطاء الأولوية لما هو مهم وعاجل في نفس الوقت (سقف المنزل يتسرب!). ولكن بمجرد اكتماله ، لا تسقط في فخ الطوارئ. تشكك في الأهمية الحقيقية للمهام التي تبدو عاجلة. ماذا سيحدث إذا لم أعتني به على الفور؟ هل ستصبح مهمة بمرور الوقت؟ مرة أخرى ، ينطبق مبدأ باريتو جيدًا هنا. لماذا لا تنفق 80٪ من جهدك على مهام مهمة و 20٪ على مهام عاجلة (لكن أقل أهمية)؟ غالبًا ما تخفف المهمة المهمة التي يتم إجراؤها جيدًا الضغط على المهام التي تبدو عاجلة.
6. اتخذ إجراءً (بدءًا من الأسوأ)
لدينا جميعًا دورات إنتاجية مختلفة. بشكل عام ، في الساعات الأولى من اليوم ، نحن في ذروة قدراتنا. تنخفض الطاقة تدريجيًا خلال النهار لتصل إلى أدنى مستوى لها في حوالي الساعة 3:00 مساءً. من الواضح أن بعض الأشخاص لديهم دورة مختلفة (الطلاب على سبيل المثال). هذا هو السبب في أنه من المهم معرفة دورتك الخاصة من أجل مواءمتها مع المهام التي يتعين عليك إنجازها. على الرغم من أن الأمر قد يبدو شاقًا في البداية ، إلا أنه يوصى بالقيام بالمهام الأكثر صعوبة أو أقل متعة في بداية اليوم (أو عندما تكون في ذروة طاقتك). ستعوض طاقتك عن ثقل المهمة وسيكون لديك شعور بالإنجاز لفكرة إكمال مهمة صعبة في وقت قياسي! يمكنك بعد ذلك إنجاز مهامك الأخرى الأقل تطلبًا أو الأكثر متعة!
7. قم بتقييم (وكافئ نفسك)
خذ الوقت الكافي لتقييم الأسبوع الماضي كل يوم جمعة (أو في الوقت الذي يناسبك). راجع المهام التي أكملتها. انتقد أيضًا ما كان يجب أن تنجزه و ما لم ينجزما الذي كان يمكن أن تفعله لانجازه. كيف تدمجهم في التخطيط للأسبوع القادم؟ خصص أيضًا بضع دقائق لتهنئة نفسك على أفضل لقطة في الأسبوع. يمكن دائمًا تحسين الإنتاجية وهي ليست غاية في حد ذاتها. ما يهم هو أن تحقق أهدافك قدر الإمكان ، وأن تتحكم في أنشطتك ويكون لديك توازن في حياتك. أخيرًا ، كافئ نفسك! انت تستحق ذلك.
8.تنظيم مكان العمل
قد لا ندرك ذلك ، لكن بيئة العمل لها تأثير كبير على الإنتاجية. إذا كانت لديك مساحة عمل بها أشياء غير مرتبة ، فسيكون من الصعب عليك أن تجد نفسك بسهولة. عند القيام بذلك ، تضيع الوقت وتفقد إنتاجيتك.لهذا السبب ، عليك أن تظل منظمًا في مكان عملك. من المهم أن يكون لديك مساحة عمل جميلة ونظيفة وممتعة باستمرار قم بترتيب كل متعلقاتك في مكان محدد. يتيح لك هذا معرفة المكان الذي تبحث فيه بالضبط عندما تحتاج إلى ملف أو مستند او شيء معين.لتخطيط مساحة العمل الخاصة بك ، يمكنك أيضًا التفكير في وضع الأشياء الزخرفية أو الزهور. هذه طرق ممتازة للحفاظ على بيئة عمل ممتعة.تذكر أن تحافظ على مكان عملك جيد التهوية حتى لا تعاني من آلام الحرارة. لديهم تأثير ضار على الإنتاجية.
9.تعلم الراحة والاسترخاء
بالنسبة للعديد من الأشخاص ، يعد البقاء في العمل لساعات دون راحة هو أفضل طريقة للبقاء منتِجًا.ومع ذلك ، لا يوجد شيء لتحسين إنتاجيتك الشخصية وتحقيق أهدافك بشكل أسرع ، من أن تتعلم الراحة والاسترخاء
تذكر أنه إذا كنت متعبًا ، فإن عقلك يفكر بشكل أقل وتضيع الوقت. يمكنك أيضًا ممارسة الرياضة للحفاظ على لياقتك. اتباع أسلوب حياة صحي والحفاظ على رطوبة الجسم.
10.تجنب لحظات الإلهاء
إذا كنت تستخدم الإنترنت في عملك ، فيجب أن تتعلم تجنب اللحظات المشتتة للانتباه.في الواقع ، المحتوى الترفيهي منتشر على الإنترنت. من السهل الاستسلام للإغراء أثناء العمل .أيضًا ، إذا كنت تعمل في مجال عمل مشترك ، فسيتعين عليك تجنب لحظات المناقشة مع زملاء العمل الثرثارين لان ذلك يؤثر سلبًا على الأداء. ، تجنب الوقوع في هذا الفخ واستمر في التركيز من أجل تحقيق أهدافك.أخيرًا ، يمكن أن يكون هاتفك الذكي أيضًا مصدر إلهاء. بين إشارات الرسائل الوامضة والإشعارات المنبثقة ، ستواجه صعوبة في الحفاظ على التركيز والإنتاجية. لهذا السبب ، يجب عليك اتخاذ التدابير المناسبة. يجب استخدام هذه الأشياء حتى لا يشتت انتباه هاتفك. ليس عليك إيقاف تشغيله ، يمكنك ببساطة تغيير وضعه. وبالمثل ، يمكنك فقط تعطيل أصوات الإشعارات.
11.اختر أدوات عملك بحكمة
بدون مواد العمل المناسبة ، أنت تكافح لتكون منتجًا.ابدأ باختيار الأثاث المناسب لمكتبك. اختر على سبيل المثال كرسي مريح لا يسبب لك الألم. بالإضافة إلى ذلك ، اختر مكتبًا مريحًا يسمح لك باعتماد وضع جيد.احرص أيضًا على اختيار ملحقات العمل الخاصة بك. يمكن أن يكون جهاز كمبيوتر أو خزانات لحفظ الملفات لتنظيم أفضل. اختر الأدوات التكنولوجية القوية إذا كانت لديك الميزانية. هذه تسمح لك بزيادة الإنتاجية والنتائج.
